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黨政機關公文格式規范18要,機關單位必看!

2019-06-03 08:35:01作者: 瀏覽:333我要評論(0)
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對于每一位機關工作人員來講,公文寫作不是一件易事,但是只顧埋頭鉆研文筆還是不夠的,公文格式規范也很重要。那么,如何才能更好地完成公文寫作呢?黨政機關公文格式規范“18要”,希望對親們有所幫助。

公文采用特定的格式,目的是規范公文處理工作,解決公文體例不統一、格式不一致、銜接不順暢等問題,從而保證公文質量,提高公文辦理效率,確保黨政機關制發的公文得以順利貫徹執行。《黨政機關公文處理工作條例》(以下簡稱《條例》)規定“公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成”,從18個方面規范了黨政機關公文格式各要素。這里結合實際工作,為大家梳理一下其中涉及的規范性問題。

1
公文份號標注要規范

份號即公文印制的順序號,涉密公文標注份號有利于加強公文的管理,便于掌握公文的去向。按照《條例》規定,公文份號在公文首頁左上角用阿拉伯數字標注。涉密文件可標虛位,一般標四至六位,如果是兩位數的文件共20號,則從0001號開始編碼,一直編排到0020號;如果是四位數的文件共2012號,則從000001號開始編碼,一直編排到002012號。


2
密級和保密期限標注要規范

高標密級或低標密級都會給文件的使用和管理帶來不便,因此要本著實事求是、利于保密的原則,合理把握和確定密級和保密期限。密級和保密期限都要標注在公文首頁的左上角,用阿拉伯數字標注。例如:秘密1年、機密3年、絕密長期。


3
緊急程度標注要規范

這是公文送達和辦理的時限要求。公文的緊急程度要在公文首頁左上角標注。不能將正常運行的公文隨意標注為“急件”。現在有些部門上報的公文,不急的公文卻標注了緊急程度,緩急程度標注過高,給上級領導機關增加了壓力,帶來了不必要的麻煩。


4
發文機關標志要規范

這是由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成,此類文件是機關或部門的大頭文件,一般是指上報或下發的政策性文件;文件頭也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱,文號編在版頭下方紅線以下,一般用函類公文較多。要取消一些部門“發文機關名稱加括號并標注文種”的文件標題格式,例如:××××廳(通知)、××××局(批復)等,統一采用發文機關全稱加“文件”二字或者發文機關規范化簡稱形式,再根據文件內容確定使用的文種。


5
發文字號標注要規范

發文字號由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合發文時,使用主辦機關發文字號。現在一些部門發文時常出現以下問題:有的是發文機關代字概括不準確,要么機關代字太長,要么提煉概括不夠準確;有的是發文字號標注不規范,要么年份標注不正確,如,將2013年標注為〔13〕,要么應用六角括號標注的卻使用方括號、圓括號、方頭括號等,要么發文順序號編虛位,如將“×××〔2013〕9號”誤寫成“×××〔2013〕009號”,要么年份前面加“字”、后面加“第”等,如將“×××〔2013〕9號”誤寫成“×××字〔2013〕第9號”;有的是發文字號的標注位置錯誤,上行文的發文字號要么排在居中位置,要么在左側頂格書寫,等等,這些都是不規范的。


6
簽發人標注要規范

上行文應當標注簽發人姓名。不同層次的文件簽發人不同。如果是以市委文件形式上報省委的公文,簽發人就是市委書記;如果是以市政府或省直部門文件上報省政府的公文,簽發人就是市長或部門的一把手。現在經常出現簽發人不規范的現象:有的是上報公文不標注簽發人;有的是聯合上報公文時只標注主辦部門的負責人而不標注其他協辦部門負責人;有的是簽發人標注不規范,排列不整齊,簽發人姓名不用楷體而使用黑體或者仿宋體等。


7
公文標題標注要規范

公文標題由發文機關名稱、事由和文種組成,不能缺項。公文標題要能概括公文的主要內容,使用正確文種,做到準確、精練,通過標題使受文者及時了解文件的主旨和要義。標題中要盡量少用標點符號,除書名號、引號、括號之外,其他標點符號不能在標題中隨意亂用。

在我們接觸的公文中,標題不規范的情況主要有以下幾類:有的公文制發時不標明發文機關名稱,如“關于××××××的通知”,省略了發文機關;有的重復使用介詞結構“關于”,如“××市關于印發關于××××××規定的通知”等;有的重復使用公文文種,如“×××轉發××部轉發×××部印發關于××××××規定的通知的通知的通知”;有的文種使用不當,如“××廳關于××××××的請示報告”等,或在法定公文文種以外隨意創造文種,如“××廳關于×××的建議”、“××廳關于×××的說明”、“××廳關于×××的對策”等;有的在標題中隨便使用標點符號,如“××廳關于×××、及×××的通知”等;有的公文標題內容缺項不能準確概括反映公文內容,如“××市人民政府關于×××非法售油被焦點訪談曝光情況的報告”缺少“整改”二字,“××廳關于奶款拖欠問題的報告”缺少“及對策建議”。


8
主送機關標注要規范

主送機關就是公文的主要受理機關,應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

在我們接觸的公文中,主送機關標注存在的問題主要體現在違反《條例》行文規則的有關規定上:一是多頭請示,如有的市政府向省委、省政府同時報送“請示”,有的機關向上級機關報送請示時,其同一個文件又向多個上級機關報送卻不注明分送情況,造成上級機關交叉批示,給公文辦理帶來極大不便。二是不按隸屬關系行文,把不相隸屬的兩個上級機關并列隨意主送,如省直某部門給省政府報送報告主送“省政府并國家×××部”。對待這樣的上報公文,報告事項為主的上級機關用主送,報告事項為輔的上級機關則用抄送,不能把兩個不相隸屬的上級機關并列主送。三是違反黨政分開的原則,以市委、市政府名義給省政府寫請示,有的未經上級機關同意就給上級機關領導同志個人行文,還有的市政府或省直部門給省政府報送公文寫“省政府并×××省長”。


9
正文表述要規范

正文是公文的主體和核心部分,用來表述公文的內容。公文首頁應當顯示公文的正文。特別是有的聯合行文公文標題很長,占據了公文首頁的大部分篇幅,這樣就要調整標題內容,必要時可以縮減標題字數,把公文首頁留出一些空間來寫正文內容,避免出現公文首頁只有標題沒有正文的情況。公文正文表述中需要把握以下幾個重點。

一是上報的請示、報告類公文,“請示”要嚴格遵守一文一事的原則,一次請求上級機關給予解決一個主要問題即可,不能在一個請示中向上級機關提出多個不相關聯的事項;“報告”中不能夾帶請示事項,以報告情況、答復問題為主,嚴格與“請示”的內容分開。

二是下發的公文,要嚴格按照隸屬關系行文,同級機關不能用通知、批復的文種向對方行文,除了上級機關授權外,不能向同級機關下發人事任免、編制批復、項目審批、資金撥付等通知或批復類公文。各級黨政部門除其辦公室外的內設處室不允許對外下達指令性公文,各級黨政機關和部門都應自覺遵守。

三是部門會簽未經協調一致不得各自單獨行文,一個部門下發的公文其內容涉及其他部門的職責,不經會簽不能單獨向本系統及下屬單位下發;上報公文,其內容涉及其他部門的職責,則必須與相關部門會簽同意后方可向上級機關報送“請示”或“報告”,沒有達成一致的內容不能寫入“請示”或“報告”中。


10
附件說明表述要規范

附件說明是公文附件的順序號和名稱。在正文之下空一行左空兩字位置編排“附件”二字,后面標全角冒號和附件名稱。如果有多個附件,則依次單獨成行向下排列。無論是上報公文還是下發公文,經常出現的問題有:一是公文中帶有附件,卻漏標附件說明;二是附件說明標注不規范,如有的附件順序號用漢字標注(應用阿拉伯數字),有的雖然用阿拉伯數字標注但后面用頓號分隔,有的附件名稱后加句號(附件名稱后面不加標點符號),有的附件名稱較長轉行后頂格排列(應與上行附件名稱的首字對齊)。


11
發文機關署名標注要規范

發文機關署名要用機關全稱或規范化簡稱。現在有些上報公文或下發公文沒有按照《條例》要求標注發文機關署名,有的發文機關署名與發文機關標志、標題中的發文機關名稱不一致、不規范,有的只蓋部門公章不署名,有的成文日期用漢字標注(應為阿拉伯數字)。如某廳上報公文的標題用全稱,而發文機關署名卻用簡稱;某局下發的文件標題是“關于××××××工作的通知”,署名卻是某局辦公室;還有的部門給下級單位下發通知,以部門名義發文,署名卻是部門的某個業務處。上述這些機關署名不規范的問題,均應予以糾正。


12
成文日期標注要規范

公文的成文日期要署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期,聯合發文要署最后簽發機關負責人簽發的日期。這里要把握好兩點:一是沒有主送機關和發文機關署名的公文,成文日期加括號標注在標題下方;二是有主送機關和發文機關署名的公文,標注在發文機關署名下一行。成文日期無論用哪一種方式標注,都要用阿拉伯數字標注。標注的年、月、日均用全稱,年、月、日不編虛位,不簡稱。如“2012年8月6日”,不能寫成“12年08月06日”。


13
印章加蓋要規范

公文中有發文機關署名的,應當加蓋發文機關印章,并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。各級機關在印章使用方面不規范的現象較為普遍:有的用印位置比較隨意,不居中、不端正、不清楚、不規范;有的聯合行文用印時,印章相交或相切;有的聯合行文只蓋主辦部門的印章而不蓋協辦部門的印章;有的印章與發文機關標志不符。

按照《黨政機關公文格式》國家標準的規定,對于加蓋印章的公文,單一機關行文時,成文日期右空四字編排,發文機關署名在成文日期之上,以成文日期為準居中編排,印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期,使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章頂端應上距正文一行之內。聯合行文時,應將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置,并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名,最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期,印章之間排列整齊、互不相交或相切。

于不加蓋印章的公文,單一機關行文時,在正文或附件說明下空一行右空兩字編排發文機關署名,在發文機關署名下一行編排成文日期,首字比發文機關署名首字右移兩字,如成文日期長于發文機關署名,應使成文日期右空兩字編排,并相應增加發文機關署名右空字數。聯合行文時,應先編排主辦機關署名,其余發文機關署名依次向下編排


14
附注標注要規范

附注是公文印發傳達范圍等需要說明的事項。主要標注公文的傳達范圍或聯系人姓名、聯系電話等,一般加括號標注于成文日期左下方。上報公文必須標注聯系人和聯系電話,以便于上級機關在辦理該公文時與熟悉該公文的人員聯系溝通,協調事項。


15
附件標注要規范

附件是公文正文的說明、補充或者參考資料。附件要另面編排,并在版記之前,與公文正文一起裝訂,如附件與正文不能一起裝訂,應在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。


16
抄送機關標注要規范

抄送機關是指除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關,應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。抄送機關可以是上級、平級、下級和不相隸屬機關。抄送機關的排列順序一般按機關性質和隸屬關系確定。具體排列上,依照先上級機關、再平級機關、后下級機關的次序。抄送單位一般不寫領導機關或部門負責同志個人。


17
印發機關和印發日期要規范

這里是指公文的送印機關和送印日期。制發公文的部門印發機關一般寫其部門辦公室,而不寫其部門,如“×××廳辦公室印”,印發日期用阿拉伯數字完整寫明年、月、日,后面加“印發”二字。


18
頁碼標注要規范

這里是指公文頁數順序號。工作中常見的公文頁碼的標注有兩種。一種是公文正文包括幾個附件,且都是正文的組成部分,這樣就必須把所有附件內容列入整個公文的整體部分,統一編排頁碼,印刷版記標在公文的最后。如領導干部出訪的請示,包括請示內容、出訪代表團人員名單、出訪國家邀請函、出訪國家大使館復電等內容,都必須作為整個請示的整體內容統一編排頁碼,不能單獨列出附件。另一種是公文有幾個附件,各有其獨立性,或是單獨排版,或是單獨裝訂,這時,附件不與公文正文統一編排頁碼,而需另編頁碼。

來源:《秘書工作》雜志及秘書工作




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